Στα 600.000 ευρώ η τριετής συντήρηση των εφαρμογών του Δήμου Ρόδου

• Στην 25η τακτική συνεδρίαση της Δημοτικής Επιτροπής της 8ης Ιουνίου 2026 τίθεται προς έγκριση η διακήρυξη ηλεκτρονικού ανοικτού διαγωνισμού άνω των ορίων, με ενδεικτικό προϋπολογισμό 483.870,96 ευρώ χωρίς ΦΠΑ και συνολική δαπάνη 600.000 ευρώ για τη συντήρηση και αναβάθμιση του οικονομικού και διαχειριστικού λογισμικού του δήμου επί τρία έτη

Ενα από τα θέματα που έρχονται προς συζήτηση και έγκριση στη Δημοτική Επιτροπή του Δήμου Ρόδου αφορά τη διενέργεια διαγωνισμού για τη συντήρηση του πληροφοριακού συστήματος που στηρίζει το μεγαλύτερο μέρος των οικονομικών και διοικητικών υπηρεσιών του δήμου. Πρόκειται για σύμβαση που, σύμφωνα με τα στοιχεία της μελέτης, δεσμεύει τους προϋπολογισμούς τεσσάρων διαδοχικών ετών και αποτυπώνει τη μακροχρόνια εξάρτηση των υπηρεσιών από μια συγκεκριμένη οικογένεια εφαρμογών.
Το αντικείμενο και  το οικονομικό μέγεθος της σύμβασης
Το αντικείμενο της σύμβασης φέρει τον τίτλο «Συντήρηση εφαρμογών Δήμου Ρόδου για τρία έτη» που αφορά υπηρεσίες συντήρησης και επισκευής λογισμικού. Η εκτιμώμενη αξία ανέρχεται στα 483.870,96 ευρώ χωρίς τον ΦΠΑ 24%, ενώ με τον φόρο η συνολική δαπάνη φτάνει τις 600.000 ευρώ.
Η διάρκεια ορίζεται σε τρία έτη από την υπογραφή του συμφωνητικού, με δυνατότητα παράτασης έως το 50% αυτής. Ως κριτήριο ανάθεσης επιλέγεται η πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά βάσει τιμής, δηλαδή η χαμηλότερη τιμή για το σύνολο των υπηρεσιών.
Τι περιλαμβάνει η συντήρηση
Ο ανάδοχος αναλαμβάνει την προμήθεια αναβαθμισμένων εκδόσεων και τη συντήρηση του ολοκληρωμένου οικονομικού και διαχειριστικού λογισμικού, που απαρτίζεται από 25 διακριτές εφαρμογές. Σε αυτές περιλαμβάνονται μεταξύ άλλων η οικονομική και λογιστική διαχείριση, η μισθοδοσία, το γραφείο προσωπικού, το ηλεκτρονικό πρωτόκολλο, η ηλεκτρονική ροή εγγράφων, η διαχείριση ακινήτων και δημοτικής περιουσίας, οι ηλεκτρονικές πληρωμές, η διαχείριση κοιμητηρίων και παιδικών σταθμών, καθώς και η πλατφόρμα teledimos, το υποσύστημα business intelligence και η ηλεκτρονική τιμολόγηση.
Στις υποχρεώσεις του αναδόχου εντάσσονται η επιτόπια παρουσία και η άμεση ανταπόκριση σε κάθε αίτημα του δήμου, η εγκατάσταση νέων εκδόσεων, η προληπτική και επανορθωτική συντήρηση, οι έλεγχοι ορθής λειτουργίας και αντιγράφων ασφαλείας, καθώς και η εκπαίδευση των χειριστών. Όπως αναφέρεται στη μελέτη, ο ανάδοχος θα διαθέτει σε καθημερινή βάση τουλάχιστον δύο εργαζομένους στις υπηρεσίες του δήμου, ενώ δεσμεύεται για ανταπόκριση εντός μίας ώρας σε αίτημα της ίδιας ημέρας και για επιτόπια παρέμβαση εντός 24ώρου σε κρίσιμα ζητήματα. Επιμέρους, ο ενδεικτικός προϋπολογισμός επιμερίζεται σε 198.870,96 ευρώ για τις αναβαθμισμένες εκδόσεις και σε 285.000 ευρώ για τις υπηρεσίες συντήρησης για την τριετία.
Ο ρόλος της κατασκευάστριας εταιρείας
Καθοριστικό στοιχείο της διακήρυξης είναι η απαίτηση ο υποψήφιος ανάδοχος να προσκομίσει, επί ποινή αποκλεισμού, πιστοποίηση από την κατασκευάστρια εταιρεία Egritos Group – Συνεργασία Α.Ε., εκδομένη το τελευταίο τρίμηνο, η οποία να βεβαιώνει ότι ο υποψήφιος διαθέτει πιστοποιημένη αντιπροσώπευσή της. Όπως σημειώνεται στην τεχνική έκθεση, οι αναβαθμίσεις προστατεύονται από τις διατάξεις περί πνευματικών δικαιωμάτων και μόνο η κατασκευάστρια εταιρεία ή αντιπρόσωπός της μπορεί να τις παρέχει, με τον ανάδοχο να διατηρεί το δικαίωμα πνευματικής ιδιοκτησίας σε επίπεδο κώδικα και τον δήμο να αποκτά δικαίωμα χρήσης της εκάστοτε τελευταίας έκδοσης.
Ως προς την τεχνική ικανότητα, ζητείται η απόδειξη δύο τουλάχιστον συμβάσεων παρόμοιου αντικειμένου εντός των ετών 2023 έως 2025 με το Ελληνικό Δημόσιο, διάρκειας τουλάχιστον ενός έτους και προϋπολογισμού τουλάχιστον 100.000 ευρώ χωρίς ΦΠΑ ανά έτος.

Το ιστορικό της συνεργασίας
Από το ιστορικό που παρατίθεται στη μελέτη προκύπτει ότι η σχέση του Δήμου Ρόδου με τη συγκεκριμένη εταιρεία ανάγεται στο 2010. Τότε, στο πλαίσιο του προγράμματος Καλλικράτης και μετά τη συνένωση δέκα δήμων, ανατέθηκε με σύμβαση ποσού 152.519,98 ευρώ η προμήθεια των εφαρμογών οικονομικών και διοικητικών υπηρεσιών, ενώ τα λογισμικά πέρασαν στην εταιρεία η οποία πραγματοποίησε και τη μετάπτωση των δεδομένων.
Στα χρόνια που ακολούθησαν προστέθηκαν διαδοχικά νέες εφαρμογές και επεκτάσεις, με ετήσιες προμήθειες και αναβαθμίσεις που κάλυπταν τις μεταβολές της νομοθεσίας και τον αυξανόμενο αριθμό χρηστών. Καταγράφονται προμήθειες και αναβαθμίσεις την περίοδο 2018 έως 2025, με ποσά που κυμαίνονται από λίγες χιλιάδες έως δεκάδες χιλιάδες ευρώ ανά έτος. Όπως σημειώνεται, το 2024 συνενώθηκαν στον δήμο τα νομικά πρόσωπα του ΔΟΠΑΡ και του ΡΟΔΑ, τα οποία χρησιμοποιούσαν το ίδιο λογισμικό, με τις συνολικές τους συμβάσεις να ανέρχονται σε 32.000 ευρώ.
Η πορεία του διαγωνισμού
Η διαδικασία θα διεξαχθεί ηλεκτρονικά μέσω του Εθνικού Συστήματος Ηλεκτρονικών Δημοσίων Συμβάσεων, με τα έγγραφα να δημοσιεύονται στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης, στο ΚΗΜΔΗΣ και στην ιστοσελίδα του δήμου. Οι προσφορές θα ισχύουν για δώδεκα μήνες, ενώ η αποσφράγιση προβλέπεται την τέταρτη εργάσιμη ημέρα μετά την καταληκτική ημερομηνία υποβολής. Η πληρωμή του αναδόχου θα γίνεται τμηματικά με την πρόοδο των εργασιών και μετά την παραλαβή και τον έλεγχο από την αρμόδια επιτροπή.